Opmerking: prematchen is alleen nodig/mogelijk voor scholen met een extern boekenfonds. Scholen met een intern boekenfonds kunnen deze stap overslaan. Heeft uw school meerdere boekenfondsen, zowel intern als extern, dan moeten de leerlingen met een extern boekenfonds geprematched worden.

Vanaf schooljaar 2012-2013 kunnen scholen hun leerlinggegevens in itslearning rechtstreeks koppelen aan de bestelgegevens van externe boekenfondsen bij DTDL (Prematching). Hierdoor wordt het voor de leerlingen mogelijk om de bestelde digitale leermiddelen direct te openen vanuit itslearning zonder nog een keer in te hoeven loggen bij de distributeurs c.q. uitgevers. Indien scholen gebruik maken van een intern boekenfonds is het helaas niet mogelijk om de leerlinggegevens in itslearning vooraf te koppelen aan DTDL, omdat DTDL niet over de gegevens van de individuele leerlingen beschikt. In dat geval zullen de leerlingen zich, bij de eerste keer dat zij digitale leermiddelen openen, éénmalig moeten registreren bij DTDL. Daarna kunnen zij voortaan ook de leermiddelen rechtstreeks benaderen vanuit itslearning.

Door het koppelen van de leerlinggegevens met de bestelgegevens van externe boekenfondsen (Prematching), is het mogelijk om de links naar de betreffende leermiddelen automatisch in itslearning te tonen (Linkjesservice). In het nieuwe inhoudsblok voor DTDL worden alle linkjes naar alle bestelde leermiddelen op een overzichtelijke wijze getoond. Daarnaast hebben docenten de beschikking over een krachtige zoekfunctie die de juiste linkjes bij de juiste vakken plaatst. Voor scholen die gebruik maken van een intern boekenfonds geldt dat zij alleen de beschikking hebben over de krachtige zoekfunctie.

De prematch moet zijn afgerond voordat de leerlingen het digitale lesmateriaal gaan gebruiken, dus meestal voor het begin van het schooljaar. U kunt prematchen wanneer u de jaarovergang in itslearning heeft uitgevoerd en wanneer de distributeur het bestelde lesmateriaal heeft klaargezet. In de meeste gevallen zal de prematch dus een week voor de start van het schooljaar worden uitgevoerd. Wanneer u accounts importeert, adviseren wij u om de postcode en geboortedatum in te vullen. Dit vergroot de kans op een succesvolle prematch aanzienlijk.


Stappen

Het prematchen bestaat uit 3 stappen:

  1. IMS-koppeling opzetten
  2. Inloggen en configuratie
  3. Prematchen


1. IMS-koppeling opzetten

Voordat u kunt prematchen, moet de prematch-tool de leerlinggegevens uit itslearning kunnen halen.  Hiervoor gebruiken we de IMS-koppeling.

  1. Log in als beheerder in itslearning.
  2. Ga naar BeheerProfielen en zet bij uw beheerdersprofiel IMS Enterprise web services beheren  en API beheren aan. Hiermee kunt u een IMS-koppeling opzetten.
    Zijn de opties IMS Enterprise web services beheren of API-beheer niet beschikbaar in het profiel, neem dan contact op met itslearning-support.
  3. Ga naar Beheer >  API Beheren en controleer of de API op “Openen” staat. Klik op “Openen” als dit niet het geval is.
  4. Ga naar BeheerIMS Enterprise web services beheren. In dit scherm kunt u de IMS-koppelingen beheren.
  5. Klik op Integratie toevoegen. U kunt nu een nieuwe koppeling aanmaken:
    • Titel: vul hier bijvoorbeeld ‘Directe Toegang’ in.
    • Hiërarchie starten: kies hier de hiërarchie waar de leerlingen in zitten die u gaat prematchen. Meestal zal dit het hoogste site-niveau zijn. Wanneer u een site heeft met daarin meerdere scholen, en elke school wil zijn eigen leerlingen prematchen, dan kunt u per school een IMS-koppeling aanmaken. Kies hier dan de hiërarchie van de school en noteer dadelijk ook de waarde die bij Synch.-id van hiërarchie starten komt te staan. Als u niet zeker bent wat u hier moet doen, neem dat contact op met support van itslearning.
    • Te gebruiken systeem: kies hier IMS Enterprise Services
  6. Noteer de gebruikersnaam en wachtwoord van de IMS-koppeling, deze heeft u later nodig om toegang te krijgen tot de prematch-tool.

Let op: na het aanmaken van de koppeling kan het enige tijd (een uur) duren voordat u deze kunt gebruiken.


2. Configureren van de prematch tool

Om de prematch uit te voeren, gaat u naar http://services.itslearning.nl/dtdl, u ziet dan het volgende inlogscherm:

inlog

  1. Om in te loggen in de prematch tool, gebruikt u de gebruikersnaam en wachtwoord die zijn aangemaakt bij het opzetten van de IMS koppeling.
  2. In het volgende scherm kunt u uw site kiezen uit de lijst en inloggen met uw itslearning-account (dit hoeft geen beheerdersaccount te zijn).
  3. Nu kunt u aangeven welke leerlingen uit itslearning u wilt prematchen. Standaard worden alle leerlingen opgehaald.
    In sommige situatie, bijvoorbeeld wanneer er meerdere scholen in uw itslearning-site kiezen, kunt u een deel van de leerlingen ophalen. Vul dan de waarde Synch.-id van hiërarchie starten in. Deze waarde heeft u verkregen bij het opzetten van de IMS koppeling.
  4. Bij de volgende stap kunt u aangeven welke leerlingen u uit Eduroute wilt halen. Standaard krijgt u alle EBF-leerlingen die aan uw site gekoppeld zijn. Wanneer aan uw ELO meerdere EBF-boekenfondsen gekoppeld zijn, dan kunt u ook één specifiek boekenfonds kiezen.


3. Prematchen

Als u voorgaande stappen heeft doorlopen kunt u beginnen met het daadwerkelijke prematchen. In deze lijst worden alle leerlingen getoond die uit itslearning zijn opgehaald. Hier kunnen dus ook leerlingen met een intern boekenfonds tussen staan. Deze leerlingen hoeven/kunnen niet geprematched worden.

  • Status: toont door middel van kleur of het prematchen bij de leerling gelukt is.
      green_buttonBij deze leerling uit de ELO is exact 1 leerling in Eduroute gevonden. Beide leerlingen hebben dezelfde naam. Groene leerlingen kunt u direct koppelen.
      orange_buttonBij deze leerling uit de ELO is exact 1 leerling in Eduroute gevonden. Er zit wel een klein verschil in de profielgegevens. Bijvoorbeeld de voornaam in Eduroute is anders dan in de ELO, maar de achternaam is hetzelfde. Meestal kunt u deze leerlingen ook direct koppelen, maar het is verstandig om ze te controleren.
      red_buttonBij deze leerling uit de ELO is NIET exact 1 leerling in Eduroute gevonden (dus geen of meer dan 1).
    U kunt op suggesties klikken om deze leerling handmatig te matchen.
      handmatige_matchDit symbool geeft aan dat u deze leerling handmatig gematched heeft.
      link_buttonWanneer u op de knop Koppel accounts klikt, dan worden alle leerlingen, met uitzondering van de rode gekoppeld. Voor deze accounts komt dan dit symbool te staan, dat aangeeft dat ze gekoppeld zijn.
  • Naam: de naam van de leerling in itslearning.
  • Gebruikersnaam: de gebruikersnaam van de leerling in itslearning.
  • Eduroute Naam: als de leerling gematched is, dan wordt hier zijn Eduroute-gebruikersnaam getoond. In andere gevallen wordt hier het aantal suggesties voor de koppeling getoond.
    Wanneer u hier op klikt, kunt u de leerling handmatig koppelen of ontkoppelen.
  • Eduroute ID: als de leerling gematched is, dan wordt hier zijn Eduroute-ID getoond.

Het doel van het prematchen is om alle leerlingen (die een extern boekenfonds hebben) te koppelen. Dit doet u door op de knop Koppel accounts te klikken. Hierdoor worden alle volledige, gedeeltelijke en handmatige gelinkte accounts gekoppeld. Bij accounts die gekoppeld zijn staat een afbeelding van een paperclip voor hun naam.

TIP: op deze pagina ziet u een overzicht van de leerlingen (en hun Eduroute-ID) die nog niet gematched konden worden: http://services.itslearning.nl/dtdl/eduroutepool.aspx. Log eerst in in de prematch-tool en bezoek dan deze pagina.

Na het prematchen kunt u itslearning configureren zodat de leerlingen de links te zien krijgen via het hoofdmenu.


Veelgestelde vragen

Moeten alle scholen prematchen?
Nee, alleen scholen die een extern boekfonds hebben. Scholen met een intern boekenfonds kunnen niet prematchen.

Moet ik alle leerlingen prematchen?
Dat hangt er van af. Alle leerlingen die een extern boekenfonds hebben moeten geprematched worden. Als u een school (of scholengemeenschap) heeft met daarin zowel interne als externe boekenfondsen, hoeft u dus alleen de leerlingen met een extern boekenfonds te prematchen.
Leerlingen met een intern boekenfonds kunt u niet prematchen.

Hoe weet ik of ik alle leerlingen geprematched heb?
Als u in de prematchtool op koppel accounts heeft geklikt,en dan de volgende URL bezoekt: http://services.itslearning.nl/dtdl/eduroutepool.aspx, dan ziet u een lijst met leerlingen die nog niet gekoppeld zijn.

Hoe vind ik het Eduroute-ID van een leerling die niet automatisch gematched kan worden?
Ga naar de prematchtool en dan naar de volgende URL: http://services.itslearning.nl/dtdl/eduroutepool.aspx. Hier ziet u de lijst met leerlingen die niet automatisch gekoppeld konden worden, met daarachter hun Eduroute-ID.

Wanneer moet ik prematchen?
De prematch moet zijn afgerond voordat de leerlingen het digitale lesmateriaal gaan gebruiken, dus meestal voor het begin van het schooljaar. U kunt prematchen wanneer u de jaarovergang in itslearing heeft uitgevoerd en wanneer de distributeur het bestelde lesmateriaal heeft klaargezet. In de meeste gevallen zal de prematch dus een week voor de start van het schooljaar worden uitgevoerd.

Hoe kan ik het automatisch prematchen verbeteren?
Het koppelen van de leerlinggegevens in itslearning aan de bestelgegevens van externe boekenfondsen, kan voor een groot deel automatisch verlopen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een aantal profielkenmerken van de leerlingen: voornaamachternaamgeboortedatum en postcode. Hoe meer en hoe nauwkeuriger u deze waarden voor de leerlingen in itslearning importeert, hoe beter het automatisch prematchen zal verlopen.
Tip: Achternamen met tussenvoegsels moeten bij voorkeur in het formaat “Boer, de” of “de Boer”. Het formaat “Boer de” levert een minder resultaat bij de automatch.

Moeten alle leerlingen in één keer geprematched worden?
Nee, dat hoeft niet. U kunt een deel van de leerlingen koppelen en dan de prematch-tool verlaten. De gekoppelde leerlingen zullen nog steeds gekoppeld zijn als u een andere keer verder gaat.

Kan ik een leerling ook weer ontkoppelen?

Ja, als een leerling van school wisselt,  moet de leerling eerst op de oude school ontkoppelt worden, om vervolgens op de nieuwe gekoppeld te kunnen worden.

Dit ontkoppelen kan eenvoudig door in de prematchtool op de naam van een gekoppelde leerling te klikken en vervolgens op de knop Ontkoppelen.