Nutzerverwaltung zu Beginn eines neuen Schuljahrs

1. Legen Sie eine neue Hierarchie für das neue Schuljahr an, z.B. 2013/2014

Warum?

Sie sollten eine neue Hierarchie für das neue Schuljahr anlegen, weil…

  1. Sie den “alten” Schülern (Schulabgängern) evt. noch eine Weile Zugang zu itslearning gewähren möchten.
  2. die Zugänge der “alten” Schüler – falls sie nicht weiter benötigt werden – sehr einfach gelöscht werden können.

Wie?

  1. Legen Sie eine neue Hierachie an und benennen Sie diese (z.B.“Abgänger”)
  2. Benennen Sie nun die Hierarchien der einzelnen Jahrgangsstufen des Vorjahres um. Aus Klassenstufe 9 wird 10, aus Klassenstufe 8 wird 9 usw.
  3. Legen Sie eine zusätzliche Hierarchie für die neu hinzukommenden Schüler an, z.B. Klassenstufe 5.

Die empfohlene Struktur der Schulhierarchie sähe zum Beispiel wie folgt aus:

Hinzufügen einer Unter-Hierarchie

  1. Klicken Sie auf „Administration“
  2. Klicken Sie auf „Hierarchie”.
  3. Wählen Sie mit einem einfachen Klick jene Hierachie, unterhalb derer Sie eine Unter-Hierarchie hinzufügen möchten. Die Hierarchie wird blau hervorgehoben.
  4. Klicken Sie auf “Hinzufügen”.
  5. Benennen Sie die Hierarchie z.B. mit "Schuljahr 2013/14“.

Sie müssen die einzelnen Klassenstufen und AG’s der neuen Hierarchie nicht manuell hinzufügen – dies erfolgt später beim Datenimport .

 

Umbenennen einer Hierarchie

  1. Klicken Sie auf „Administration“
  2. Klicken Sie auf „Hierarchie”.
  3. Wählen Sie mit einem einfachen Klick jene Hierachie, die Sie umbennen möchten. Die Hierarchie wird blau hervorgehoben.
  4. Klicken Sie auf “Bearbeiten”.
  5. Geben Sie einen neuen Namen der Hiearchie ein, z.B. „Klassenstufe 13“

 

2. Verschieben Sie die Hierarchie der Klassenstufe 13 in die Hierarchie „Schulabgänger“

Warum?

Sie sollten jene Schüler, die die Schule zum  Schuljahresende verlassen, in eine separate Hierarchie verschieben, weil…

  1. Sie diesen Schülern (Schulabgängern) evt. noch eine Weile Zugang zu itslearning gewähren möchten.
  2. die Zugänge der “alten” Schüler – falls sie nicht weiter benötigt werden – sehr einfach gelöscht werden können.

Wie?

  1. Gehen Sie zu „Administration“ -> „Hierarchie“
  2. Wählen Sie jene Hierarchie aus, die Sie verschieben möchten – in diesem Beispiel die Hierarchie „Klassenstufe 13“
  3. Klicken Sie auf „Verschieben“
  4. Wählen Sie die neue Oberhierachie, in die Sie die ausgewählte Hierarchie verschieben möchten
  5. Klicken Sie „Speichern“, um den Vorgang abzuschließen

 

 Ihre Änderungen werden sofort übernommen.

 

3. Erstellen Sie eine Liste mit den neu hinzukommenden Schülern der Klassenstufe 5

Sie benötigen eine Excelliste für jede Klasse. Speichern Sie die Liste als Komma-separierte Datei (.csv)

Warum?

Sie benötigen eine separate Excelliste für jede Klasse, weil…

  1. Sie potentielle Fehlerquellen reduzieren möchten. (Da der Import via CSV-Dateien nur jeweils eine Mitgliedschaft pro Person im System darstellen kann, hat sich dieses vorgehen als das Beste herausgestellt.)
  2. Sie auf diese Weise sehr einfach Fehler beim Import der Nutzerdaten erkennen und beheben können.

Wie?

Die folgende Datenstruktur benötigen Sie für den Import: (Sie können die Daten in dieser Form aus der Schulverwaltungssoftware Ihrer Schule exportieren.)

    Optional
Vorname   Individuelle Schülernummer
Nachname   E-Mailadresse
Benutzername (falls vergeben werden soll)    Geburtsdatum
Passwort (falls bereits vorhanden und beiobehalten werden soll)     Jahrgangsstufe
    Klasse

 Die Excel- bzw. vielmehr CSV-Datei könnte wie folgt aussehen:

 

4.    Importieren Sie die Schülerdaten in itslearning

Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in der Onlinehilfe unter https://www.itslearning.com/help/DE-de/ApplicationHelp_CSH.htm#Administration/adm_usersaccess.htm

a) Gehen Sie zu „Administration“ -> „Benutzer und Zugriffsrechte“. Wählen Sie „Benutzer aus Datei importieren“.

 

b) Suchen Sie die in Schritt 3 von Ihnen erstellte CSV-Datei und importieren Sie diese. Wählen Sie „Semikolon“ (nicht „Komma“) als Separator. Klicken Sie auf „Nächster“.

 

 c) Verwenden Sie die Drop-Down-Menüs und wählen Sie die passenden Einträge aus Ihrer CSV-Datei.

Synchronisierungsfeld: Falls Sie erstmals Nutzer in itslearning importieren, können Sie die Angaben zu Synchronisierungsfeldern ignorieren. Andernfalls wählen Sie als Synchronisierungsfeld eine Kenngröße Ihrer csv-Datei, von der Sie wissen, dass deren Ausprägung nur exakt einem Nutzer im System zugeordnet werden kann, z.B. den Benutzernamen ODER den Synchronisierungsschlüssel (NutzerID).

 

Wählen Sie unter Profil „Schüler/Student“und unter Rolle „Lernender“. Definieren Sie anschließend die Start-Hierarchie, in die Sie die neuen Nutzer importieren möchten. Klicken Sie dann auf „Nächster“.

d) Probleme bei der Datensynchronisation

Bevor Sie den Import abschließen können, wird Ihnen eine Übersicht über alle nun folgenden Änderungen der Nutzerstruktur angezeigt. Auf dieser Übersichtsseite werden Sie ggf. auch auf auftretende Probleme bei der Synchronisation mit bereits vorhandenen Nutzerdaten hingewiesen. Solche Probleme können entstehen, wenn der csv-Datensatz z.B. zwei Schüler mit identischen Vor- und Nachnamen und  Geburtsdatum enthält. Anhand des zuvor definierten Synchronisierungsfeldes (i.d.R. den Benutzernamen) können Sie die betreffenden Nutzer identifizieren und die Problememanuell lösen.

Klicken Sie „Beenden“.

e) Abschließend wird Ihnen eine Übersichtsseite mit dem Ergebnis des Datenimports angezeigt